Tietosuojaseloste
Riihimäen Kehitysvammatuki ry:n jäsen-, yhteistyökumppani- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 22.3.2021
Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme tai muista asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterin pitäjä: Riihimäen Kehitysvammatuki ry.
Osoite: Palstakatu 7-9, 11100 Riihimäki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Yhteyshenkilö: Minttu Vettenterä
Sähköpostiosoite: toimisto@kehitysvammatuki.fi
3. Rekisterin nimi
Jäsen-, yhteistyökumppani- ja asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
4.1 Jäsenrekisteri
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Riihimäen Kehitysvammatuki ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito ja jäsenmaksujen hallinta.
- tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan tilastointi ja raportointi.
- sähköinen jäsenviestintä
- asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden osalta Riihimäen Kehitysvammatuki ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
4.2 Yhteistyökumppani- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Riihimäen Kehitysvammatuki ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Riihimäen Kehitysvammatuki ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi, kuten:
- Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi
- Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- Analysointi ja tilastointi
- Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen
- Sisällöt ja niiden personointi
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
5.1 Jäsenrekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Valokuva
- Demografiatiedot (ikä, sukupuoli ja äidinkieli)
- Mahdolliset luvat ja suostumukset
- Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Mahdolliset tuote- ja tilaustiedot
- Tiedot jäsenen yhdistyksen toimintaan liittyvästä koulutuksesta
- Palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
5.2 Yhteistyökumppani- ja asiakasrekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
· yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
· rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
· demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,
· työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,
· asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
6.1 Jäsenrekisteri
Henkilötiedot saadaan:
• jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla,
- rekisterinkäsittelijän tai toimihenkilön syöttäminä
Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Riihimäen Kehitysvammatuki ry:lle.
6.2 Yhteistyökumppani- ja asiakasrekisteri
Tiedot saadaan:
· rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,
· erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Kehitysvammaisten Tukiliittoon. Lisätietoja Tukiliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.tukiliitto.fi/etusivu/tietosuojaselosteet/
Henkilötietoja ei muutoin säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille, yllä todetun lisäksi, vain seuraavissa tapauksissa.
· Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
· Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
· Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa yhdistyksen yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Yhdistysavain) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
- Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle sähköpostitse tai kohdassa 1 mainittuun rekisterinpitäjän postiosoitteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti kohdassa 1 mainittuun postiosoitteeseen tai sähköpostitse kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti kohdassa 1 mainittuun postiosoitteeseen tai sähköpostitse kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti kohdassa 1 mainittuun postiosoitteeseen tai sähköpostitse kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
10. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.